Dé succesvolle werkwijze van Cultuurinkoop

Europees aanbesteden

Alle door Cultuurinkoop uitgevoerde inkooptrajecten worden Europees aanbesteed. Cultuurinkoop faciliteert en beheert vervolgens de centrale inkoop van de producten die voortkomen uit deze Europese aanbestedingen.

Europees aanbesteden is een georganiseerde manier van inkopen met wettelijke Europese richtlijnen die Cultuurinkoop strikt volgt. Cultuurinkoop stelt samen met een werkgroep de eisen op waaraan de in te kopen producten of diensten moeten voldoen. Deze werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de deelnemende culturele instellingen. Wanneer veel culturele instellingen deelnemen aan de collectieve inkoop, kun je kwalitatief hoogwaardige producten afnemen tegen zeer gunstige voorwaarden met een veel kleinere administratieve last. Cultuurinkoop voert de aanbesteding juridisch correct uit met een objectieve en transparante procedure. Hierbij loop je geen risico’s, hoef je je geen zorgen te maken over de procedure en gaan je medewerkers een veel minder tijdrovend traject in door de deskundige ondersteuning van Cultuurinkoop.

Ons aanbestedingstraject in 4 fases

1. Voorbereiding aanbesteding
In de eerste fase maakt Cultuurinkoop samen met de werkgroep een analyse van de huidige en gewenste situatie, waarna Cultuurinkoop een plan van aanpak opstelt wat aansluit bij de behoeftes van de culturele instellingen.
2. Opstellen offerteaanvraag
Cultuurinkoop legt in de tweede fase alle gemaakte keuzes uit het plan van aanpak vast in een offerteaanvraag waarop leveranciers kunnen reageren.
3. Selectie en toetsen gunningscriteria
Nadat de leveranciers hun offertes hebben ingediend selecteert Cultuurinkoop de meest geschikte leverancier die het best aan de gestelde eisen voldoet. Cultuurinkoop legt de uiteindelijke beslissingen voor aan de werkgroep.
4. Gunnen en contracteren
Als laatste fase sluit Cultuurinkoop een raamovereenkomst met de geselecteerde leverancier en wordt er een contract afgesloten voor de aanbestede periode.
Previous slide
Next slide

Contractmanagement

Cultuurinkoop beheert alle contracten die afgesloten naar aanleiding van de aanbestedingen. Hiermee ontzorgt Cultuurinkoop de culturele instellingen en zorgt Cultuurinkoop ervoor dat de leverancier de gemaakte afspraken nakomt. De leverancier levert je Service Level Agreement (SLA) rapportages en facturen waarin de feitelijke kosten en efficiency van je faciliteiten zijn af te lezen. In de praktijk blijkt echter dat deze SLA’s bij veel culturele instellingen vragen oproepen. Cultuurinkoop ondersteunt culturele instellingen hierbij. Goed contractmanagement voorkomt extra rekeningen die feitelijk deel uitmaken van de overeenkomst.

Periodiek controleert Cultuurinkoop de status van relevante contracteren. Hierbij wordt o.a. gecontroleerd of de leverancier zich houdt aan zijn contractuele verplichtingen, of alles goed is afgedekt in de contracten en of het loont om contracten open te breken of te verlengen. Daarnaast analyseert en controleert Cultuurinkoop de door de leverancier gegenereerde rapportages. Dit wordt verwerkt in een managementrapportage. Op basis van deze gegevens geeft Cultuurinkoop pro-actief advies om tot een optimale dienstverlening met de leverancier te komen en communiceren dit namens jou aan de leverancier.

Verder controleert Cultuurinkoop de periodieke facturen intensief. In de praktijk blijkt dat deze facturen vaak niet op juistheid worden gecontroleerd. Dit omdat het moeilijk is om onderliggende data beschikbaar te krijgen en het vaak niet bekend is welke kosten volgens het contract gefactureerd mogen worden. Met de expertise van Cultuurinkoop op het gebied van aanbestedingen en contractuele voorwaarden ondersteunen we culturele instellingen hierbij.