Zoek of kijk bij Veelgestelde vragen

Zoeken

Veelgestelde vragen

Tevens is er een projectgroep Cultuurinkoop aangesteld. De projectgroep Cultuurinkoop bestaat uit een vertegenwoordiging van de verschillende deelnemers van Cultuurinkoop. Deze is belast met de ondersteuning van Cultuurinkoop. De rol van de projectgroep Cultuurinkoop is het verwoorden van de wensen en behoeften van de deelnemende culturele instellingen. De projectgroep Cultuurinkoop wordt begeleid door een projectleider van Cultuurinkoop die rapporteert aan de stuurgroep Cultuurinkoop.

Cultuurinkoop is een handelsnaam van Yellow Way B.V. en voert voor de deelnemende culturele instellingen de aanbesteding en het contract- en leveranciersmanagement uit. De naam Cultuurinkoop is de naam voor het inkoopcollectief voor facilitaire producten voor culturele instellingen en culturele instellingbesturen.

De rol van de projectgroep Cultuurinkoop is het verwoorden van de wensen en behoefte vanuit de deelnemende culturele instellingen als input voor de aanbestedingsdocumenten.

Voor meer informatie over de drempelbedragen kun je terecht op de pagina Kwaliteit van de Cultuurinkoop website.

De aanbestedingsgrens ligt in 2021 op €214.000,- exclusief btw gerekend over een periode van 4 jaar. Geef je dus gemiddeld in een jaar meer dan €53.500,- exlcusief btw uit aan een bepaald product of een bepaalde dienst, dan ben je hier waarschijnlijk aanbestedingsplichtig voor. Twijfel je? Neem dan contact met ons op!

Een vertegenwoordiging van enkele grote en kleine culturele instellingen neemt deel in de projectgroep Cultuurinkoop. Deze houdt zich onder andere bezig met het specificeren van de inkoopbehoeften. Dit wordt vervolgens vertaald in de aanbestedingsdocumenten.

Ook met een nog lopende overeenkomst kun je je inschrijven voor deelname aan een aanbesteding. Daarbij geef je aan wanneer jouw huidige overeenkomst afloopt. Cultuurinkoop neemt deze culturele instellingen vervolgens als ‘’uitzondering’’ mee in de aanbesteding. Op het moment dat het “oude” contract van de culturele instelling afloopt, kan de culturele instelling gebruik maken van de raamovereenkomst die we tegen die tijd afgesloten hebben met de nieuwe leverancier.

Meedoen aan de collectieve aanbesteding levert een groot prijsvoordeel op bij de inkoop van producten. Ook als niet aanbestedingsplichtige partij kun je hier gebruik van maken.

Ook als je weinig bestelt of de uitgaven niet zo hoog zijn kunt u profiteren van alle voordelen van Cultuurinkoop. Denk hierbij o.a. aan de hoge kortingen op het kern- en catalogusassortiment, gratis levering door de leverancier en het uitvoeren van het contractmanagement door Cultuurinkoop.

Er worden grote prijsvoordelen behaald bij de uitvoering van de aanbesteding, Cultuurinkoop zorgt voor de uitvoering van de aanbesteding en voert het contractmanagement uit. Tevens creëert deelname aan de aanbesteding meer marktwerking omdat niet alles bij een totaalleverancier wordt afgenomen.
Ook in de aangegeven situatie is het vaak voordeliger om via Cultuurinkoop in te kopen. De indirecte kosten zijn namelijk vaak hoger als er per aankoop gekocht wordt bij een andere leverancier, ook al heeft deze op dat moment een aanbieding. Denk bijvoorbeeld aan de tijd dat personeel kwijt is bij het kopen/halen van de producten, de declaratie en verwerking van losse bonnetjes, de facturatie en administratie. De verwerking van één factuur/bon kost namelijk gemiddeld € 40,-.
De fee wordt bepaald door de stuurgroep Cultuurinkoop (bestaande uit een vertegenwoordiging van de profielorganisaties) a.d.h.v. de ruimte die er is per productgroep, de omvang van de aanbesteding en de prijsvorming van de pakketten. Hierbij is de doelstelling dat de kosten die Cultuurinkoop maakt voor de uitvoering van de aanbesteding en het beheren van het contract worden gedekt.

Er is sprake van een overkoepelend contract (raamovereenkomst) waarin de kernafspraken zijn vastgelegd die in de aanbesteding zijn afgesproken, zoals het assortiment, de prijzen, leveringscondities etc.

Naast een overkoepelend contract wordt er een individuele overeenkomst (nadere overeenkomst) afgesloten tussen de individuele culturele instelling en de gecontracteerde leverancier. Hierin worden zaken als leveradressen, bezoekfrequentie, facturatie en eventuele specifieke wensen hieromtrent vastgelegd.

Het is voor individuele culturele instellingen of culturele instellingbesturen niet mogelijk de overeenkomst tussentijds aan te passen of te beëindigen, tenzij er sprake is van wanprestatie door de leverancier.
Het kernassortiment bestaat uit ruim 1500 producten. Tevens wordt het kernassortiment regelmatig aangepast waarbij veel gekochte producten aan het kernassortiment worden toegevoegd met bijbehorende prijsvoordelen.

Naast het kernassortiment kunnen deelnemers ook gebruik maken van het catalogusassortiment (overige assortiment) van de gecontracteerde leverancier. Ook hierop gelden hoge kortingspercentages.

Bij inschrijving voor deelname aan een aanbesteding kun je vermelden voor welke producten je reeds een overeenkomst heeft. Deze “uitzondering” wordt vervolgens opgenomen in de aanbesteding.