Zoek of kijk bij Veelgestelde vragen

De rol van de projectgroep Cultuurinkoop is het verwoorden van de wensen en behoefte vanuit de deelnemende culturele instellingen als input voor de aanbestedingsdocumenten.

Voor meer informatie over de drempelbedragen kun je terecht op de pagina Kwaliteit van de Cultuurinkoop website.

De aanbestedingsgrens ligt in 2021 op €214.000,- exclusief btw gerekend over een periode van 4 jaar. Geef je dus gemiddeld in een jaar meer dan €53.500,- exlcusief btw uit aan een bepaald product of een bepaalde dienst, dan ben je hier waarschijnlijk aanbestedingsplichtig voor. Twijfel je? Neem dan contact met ons op!

Ook met een nog lopende overeenkomst kun je je inschrijven voor deelname aan een aanbesteding. Daarbij geef je aan wanneer jouw huidige overeenkomst afloopt. Cultuurinkoop neemt deze culturele instellingen vervolgens als ‘’uitzondering’’ mee in de aanbesteding. Op het moment dat het “oude” contract van de culturele instelling afloopt, kan de culturele instelling gebruik maken van de raamovereenkomst die we tegen die tijd afgesloten hebben met de nieuwe leverancier.

Meedoen aan de collectieve aanbesteding levert een groot prijsvoordeel op bij de inkoop van producten. Ook als niet aanbestedingsplichtige partij kun je hier gebruik van maken.

Ook als je weinig bestelt of de uitgaven niet zo hoog zijn kunt u profiteren van alle voordelen van Cultuurinkoop. Denk hierbij o.a. aan de hoge kortingen op het kern- en catalogusassortiment, gratis levering door de leverancier en het uitvoeren van het contractmanagement door Cultuurinkoop.

Voor individuele culturele instellingen en culturele instellingbesturen zijn er geen inschrijvings- of aanbestedingskosten.

De kosten voor de uitvoering van de aanbesteding en het contractmanagement worden verrekend in opslagpercentages bij de leverancier. De opslagpercentages worden, nadat de aanbesteding is doorlopen en de leverancier is gecontracteerd, per productcategorie bepaald.

Er is sprake van een overkoepelend contract (raamovereenkomst) waarin de kernafspraken zijn vastgelegd die in de aanbesteding zijn afgesproken, zoals het assortiment, de prijzen, leveringscondities etc.

Naast een overkoepelend contract wordt er een individuele overeenkomst (nadere overeenkomst) afgesloten tussen de individuele culturele instelling en de gecontracteerde leverancier. Hierin worden zaken als leveradressen, bezoekfrequentie, facturatie en eventuele specifieke wensen hieromtrent vastgelegd.

Naast het kernassortiment kunnen deelnemers ook gebruik maken van het catalogusassortiment (overige assortiment) van de gecontracteerde leverancier. Ook hierop gelden hoge kortingspercentages.

Bij inschrijving voor deelname aan een aanbesteding kun je vermelden voor welke producten je reeds een overeenkomst heeft. Deze “uitzondering” wordt vervolgens opgenomen in de aanbesteding.